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關(guān)于加強對代理機構考核管理的思考
2024年12月27日 09:03 來(lái)源：中國政府采購報 【打印】 
■ 張琳 孫一峰
今年，筆者單位啟動(dòng)了新一輪政府采購代理機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)代理機構）公開(kāi)遴選工作，在此期間也引發(fā)了筆者對如何選擇一個(gè)合格代理機構的思考。代理機構有自身的“硬”實(shí)力和“軟”實(shí)力。公司“硬”實(shí)力是選擇代理機構的基礎，涉及到有效的工商注冊登記、良好的經(jīng)營(yíng)狀況和信用等級、固定的開(kāi)評標室和儲存檔案的場(chǎng)所、必要的辦公軟件設備等，以保障代理業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。公司“軟”實(shí)力是代理機構競爭力的核心表現，涉及到開(kāi)展代理業(yè)務(wù)的有效業(yè)績(jì)、健全的管理制度和工作紀律、負責代理業(yè)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)素養等。公司“硬”實(shí)力是開(kāi)展代理業(yè)務(wù)必備的外部條件，筆者想重點(diǎn)探討從哪些因素考核評估代理機構的“軟”實(shí)力，提出一些對代理機構考核評估的方式，以便有效提高代理機構的代理服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。
代理機構考核評估因素
筆者認為，對代理機構的考核評估因素主要有以下幾個(gè)方面。
——專(zhuān)業(yè)程度。在開(kāi)展代理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，采購人大部分時(shí)間接觸的是項目負責人，代理機構是項目負責人開(kāi)展業(yè)務(wù)的載體。在開(kāi)展評審會(huì )議前，項目負責人應深入了解采購需求，與采購人準確高效溝通，確保采購文件能夠完整規范表述。在評審會(huì )議過(guò)程中，項目負責人應具備組織、表達、溝通協(xié)調等方面的能力。在評審會(huì )議后，項目負責人應保證發(fā)布相關(guān)信息的準確性、相關(guān)材料的完整性、處理爭議事件的條理性。筆者認為，在遴選代理機構過(guò)程中要著(zhù)重對項目負責人進(jìn)行考核。
——時(shí)間成本。財政預算執行講求時(shí)效，代理機構是協(xié)助采購人提高工作質(zhì)量、提升采購效率的重要幫手。筆者認為，能夠長(cháng)期合作的代理機構一定是可以為用戶(hù)付出時(shí)間成本的。如一個(gè)采購文件編制1個(gè)小時(shí)和編制5個(gè)小時(shí)，編制5個(gè)小時(shí)的錯誤率可能明顯降低，一個(gè)采購文件1個(gè)人編制和經(jīng)過(guò)3個(gè)人審查，經(jīng)過(guò)審查的采購文件完整度可能更高。
——職業(yè)道德。在職業(yè)活動(dòng)中，從業(yè)人員應遵循行業(yè)的道德規范和行為準則。代理機構是受采購人委托協(xié)助開(kāi)展招標采購相關(guān)業(yè)務(wù)，代理機構應嚴格遵守保密制度，嚴禁出現提前泄露采購有關(guān)信息、設置無(wú)關(guān)收費事項等行為。招標采購行業(yè)充滿(mǎn)了利益競爭，筆者認為，代理機構從業(yè)人員的職業(yè)道德也是需要考核評估的因素。
代理機構考核評估的實(shí)施
筆者結合日常工作，談一些對代理機構的考核評估方式。
——日?？己?。筆者認為，采購人應注重每一個(gè)代理項目的考核與評價(jià)，實(shí)現日?？己嗽u估的數據積累，為年度考核評價(jià)做好數據支撐。代理機構在完成委托項目后，采購人可以從法律法規理解程度、項目執行情況、完成的質(zhì)量和效率、各環(huán)節合法合規性、職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度、質(zhì)疑應對處理、資料完整度等方面進(jìn)行評價(jià)打分。主觀(guān)評分項可以設置區間分值，客觀(guān)評分項可以設置固定分值，若全部設置固定分值，容易出現分值大量重復，綜合考評差距較小等情況。通過(guò)計算代理機構年度所有項目的平均分可以形成日?？己说梅?，同時(shí)也可以作為委托項目分配的重要參考依據。
——特殊事項考核。采購人要注重代理機構在日常工作中對特殊事項的督查整改，整改過(guò)程應有時(shí)間限定、材料要求和處理結果，以保證代理機構重視相關(guān)事項的處理，達到提高專(zhuān)業(yè)能力和管理水平的目標。有的代理機構只依靠1-2個(gè)項目經(jīng)理，在業(yè)務(wù)量不斷增加的情況下，仍然把大量工作壓到1-2個(gè)項目經(jīng)理身上，縱然項目經(jīng)理經(jīng)驗豐富，處理每個(gè)代理項目也只能草草了事，沒(méi)有時(shí)間對項目仔細思考、查漏補缺，這樣的代理機構筆者認為應該中止委托。當代理機構發(fā)生工作失誤時(shí)，應該要求其實(shí)施專(zhuān)項整改，整改程序由項目負責人牽頭召開(kāi)研討會(huì )議，就出現的問(wèn)題進(jìn)行剖析和總結，對相關(guān)法律法規進(jìn)行再研究再認識，形成具體工作調整方案提交給用戶(hù)，防止在后續項目中重復出現類(lèi)似差錯，從業(yè)務(wù)流程方面堵塞漏洞。在投訴質(zhì)疑的處理上，可以從積極溝通的有效性、準確把握質(zhì)疑的合理性、質(zhì)疑處理的及時(shí)性，質(zhì)疑答復的專(zhuān)業(yè)性等方面進(jìn)行評價(jià)。有的代理機構起草的質(zhì)疑答復內容不夠專(zhuān)業(yè)、不夠肯定，甚至引起供應商無(wú)端猜測，激化矛盾，引發(fā)投訴，這樣的代理機構筆者認為應該中止委托。
——年度考核。在年度考核時(shí)，可以讓代理機構提交年度工作總結，考核工作組結合年度工作總結、制度完善程度、特殊事項處理、日?？己说梅值纫蛩剡M(jìn)行綜合打分，作為續簽下一年委托協(xié)議的重要參考依據。前文已說(shuō)明了特殊事項處理、日?？己说目己嗽u估因素，面向年度工作總結方面，筆者認為，可以通過(guò)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表述清晰、政策理解深刻、語(yǔ)言運用準確、問(wèn)題把控能力等因素進(jìn)行考核評價(jià)。在日常代理業(yè)務(wù)中，采購人經(jīng)常會(huì )提出一些制度約束、工作流程方面的建議，代理機構應及時(shí)調整，通過(guò)完善企業(yè)制度作出回應，做到分事行權、分崗設權、分級授權，科學(xué)規范設置內部審批程序，保障工作質(zhì)量，防范采購風(fēng)險。代理機構可以通過(guò)通報違紀違法典型案例，持續加強從業(yè)人員拒腐防變的能力；持續加強業(yè)務(wù)學(xué)習，熟悉掌握各類(lèi)國家標準、行業(yè)標準，提高對采購人采購需求的理解能力，規范清晰編制采購文件，規避差別歧視條款的出現，依法依規開(kāi)展采購活動(dòng)；通過(guò)從業(yè)人員簽訂廉潔承諾書(shū)，從制度層面嚴肅公司內部工作紀律，持續強化職業(yè)道德和法律意識。
（作者單位：吉林大學(xué)招標與采購管理中心）
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