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如何科學(xué)合理開(kāi)展采購需求調查
2025年04月11日 09:42 來(lái)源：中國政府采購報 【打印】 
■ 田勝利 張翅飛 賴(lài)俏怡 馮西韻
采購需求調查連接著(zhù)采購計劃、采購實(shí)施、合同簽訂和履約驗收等環(huán)節，并在項目績(jì)效評估當中得到體現。若采購需求制定不合理，則可能導致評審因素設置不科學(xué)，進(jìn)一步影響采購質(zhì)量和效率，最終引發(fā)項目被質(zhì)疑、投訴。因此，作為需求管理的第一環(huán)，編制采購需求調查報告是采購人及采購代理機構應當掌握的重點(diǎn)內容。
存在問(wèn)題
一是采購需求調查內容不夠深入。
編制采購需求是采購人將需求管理具體化的重要一步，也是對采購人提出的全新要求。采購人的正確認識和重視程度往往決定編制采購需求的質(zhì)量高低。
《政府采購需求管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）明確規定，采購人對采購需求管理負有主體責任，對采購需求的合法性、合規性和合理性負責。但筆者發(fā)現，部分采購人在開(kāi)展需求調查時(shí)，形成的正式文本需求往往不夠具體，產(chǎn)生過(guò)程也不夠規范，且沒(méi)有建立嚴格的內控審核機制。有些采購人選擇尋找相熟的供應商進(jìn)行需求調查，有些甚至照抄供應商提供的需求標準。如此一來(lái)，便導致需求調查僅在形式上、要素上符合《辦法》規定，但實(shí)際上內容不多、質(zhì)量不高，進(jìn)而影響采購效果。
二是采購需求調查主體不夠專(zhuān)業(yè)。
在采購需求調查工作中，采購人或者采購代理機構作為實(shí)施主體，各自具備不同的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢。
若采購人自行組織，其優(yōu)勢是對采購需求較為了解，可針對使用情況抓住產(chǎn)品關(guān)鍵需求要點(diǎn)，但短板也很明顯。其一，對于沒(méi)有采購過(guò)的項目，采購人容易無(wú)從下手，市場(chǎng)咨詢(xún)方向也不明確，可能需要耗費較多精力。其二，對于技術(shù)復雜、專(zhuān)業(yè)強的項目，采購人對采購標的及其相關(guān)市場(chǎng)了解難度較大。其三，采購時(shí)間緊急，難以有充足時(shí)間進(jìn)行需求調研。
若采購人委托第三方社會(huì )代理機構進(jìn)行需求調查，這類(lèi)機構對采購項目有較好的積累，形成一份比較詳盡的需求往往駕輕就熟，加上其與供應商常打交道，對于市場(chǎng)上有代表性的供應商會(huì )更熟悉。但缺點(diǎn)是采購需求往往不能專(zhuān)門(mén)針對采購人特定要求編制，且部分社會(huì )代理機構人員流動(dòng)較為頻繁，整體專(zhuān)業(yè)度有待提升。
相較而言，集中采購機構由于人員比較固定，分工明確，專(zhuān)業(yè)有積累，又不以營(yíng)利為目的，在開(kāi)展需求調查時(shí)往往更能科學(xué)中立地選取調查對象、嚴謹客觀(guān)地選取調查數據樣本，確保調查結果的合規性、完整性和專(zhuān)業(yè)性。
三是相關(guān)調查信息可靠性不足。
從采購需求調查方式來(lái)看，《辦法》第十條明確要求，采購人可以通過(guò)咨詢(xún)、論證、問(wèn)卷調查等方式開(kāi)展需求調查，選擇的調查對象一般不少于3個(gè)，并應當具有代表性。但筆者認為，向專(zhuān)家、潛在供應商直接尋求答案的方式較為傳統，且存在一定程度的主觀(guān)及信息源窄的局限性，故更多依靠調研人員的信息辨識能力，對應也要求專(zhuān)家及供應商所提供的數據務(wù)必真實(shí)可靠。另外，由于信息不對稱(chēng)和缺乏專(zhuān)業(yè)性，采購人及其委托的第三方機構如果對采購標的及相關(guān)行業(yè)不了解，則很容易造成少數供應商主導需求確定，相關(guān)技術(shù)要求及條款存在歧視性、排他性的風(fēng)險。
典型做法
廣州市政府采購中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)采購中心）曾受廣州市農業(yè)農村局委托，順利完成了“2024—2026年廣州市政策性農業(yè)保險服務(wù)經(jīng)營(yíng)機構采購項目”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項目）的采購工作。筆者以該項目為例，總結歸納出以下做法，供相關(guān)部門(mén)參考。
一是合理確定調查策略與工具。
對于調查方向，一般來(lái)說(shuō)，調查范圍大的，調查深度往往較淺；反之，內容深的，調查范圍通常較小。項目屬于服務(wù)內容集中單一，故采購中心調查收集了全國、廣東省、廣州市關(guān)于政策性農業(yè)保險的發(fā)展狀況和行業(yè)數據，以及各市場(chǎng)主體的競爭情況等，進(jìn)行數據深度分析。加上項目屬于政府向社會(huì )公眾提供的公共服務(wù)項目，在形成采購需求初稿后，還在廣東省政府采購網(wǎng)上公開(kāi)收集社會(huì )公眾意見(jiàn)。
對于調查工具，本次需求調查選取多個(gè)工具形成“組合拳”，按照范圍廣度、類(lèi)比尺度以及專(zhuān)業(yè)深度收集調查目的所需的數據。調查工具包括官方統計數據收集整理（如行業(yè)年鑒、行業(yè)主管部門(mén)數據統計等）、網(wǎng)絡(luò )信息搜集（各類(lèi)文獻資料、企業(yè)年報等）、網(wǎng)絡(luò )或紙質(zhì)問(wèn)卷調查（定向問(wèn)卷調查及網(wǎng)上公開(kāi)征集意見(jiàn)）、同類(lèi)案例分析、歷史成交項目信息、電話(huà)訪(fǎng)談、實(shí)地考察、座談交流、當面深度訪(fǎng)談等。
此外，為摸清政策性農業(yè)保險市場(chǎng)的結構特點(diǎn)，采購中心通過(guò)計算市場(chǎng)集中度和市場(chǎng)競爭度兩大指數計算模型，對政策性農業(yè)保險市場(chǎng)進(jìn)行全面結構化分析?；谝劳邪咐膽眯Ч?，采購中心在后續開(kāi)展的采購需求系統模塊開(kāi)發(fā)中預設了行業(yè)競爭結構、企業(yè)競爭能力、對標分析等模型，可進(jìn)行輔助分析，從而為采購人提供潛在供應商的市場(chǎng)定位和競爭強度信息，服務(wù)于采購策略的制定。
二是科學(xué)制定調查流程。
需求調查流程是將收集的信息從“廣而泛”到“細而精”的過(guò)程，邏輯上是一個(gè)正向求解和反向推演的來(lái)回過(guò)程。采購人可以委托咨詢(xún)機構組織市場(chǎng)調查，實(shí)施時(shí)主要分為廣泛搜集信息、初步確認需求、制定調查方案、深入市場(chǎng)調研以及總結報告等階段。
在廣泛搜集信息階段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )數據和統計數據分析形成需求的初步認知。比如，政策性農業(yè)保險的基本情況、行業(yè)發(fā)展情況、農業(yè)保險競爭態(tài)勢等。
在初步確認需求階段，通過(guò)與采購人開(kāi)展座談會(huì )進(jìn)行初步訪(fǎng)談，充分了解國家關(guān)于政策性農業(yè)保險的相關(guān)政策、廣東省以及廣州市近3年關(guān)于政策性農業(yè)保險的開(kāi)展情況、2024年度本項目招標背景等情況。
在制定調查方案階段，依據采購人的要求和已經(jīng)收集的信息判斷調查所需的數據資料，制定針對項目的需求調查方案，并實(shí)時(shí)跟進(jìn)采購人的需求變化，擴大調研范圍。
在深入市場(chǎng)調研階段，依據采購人要求和調查尺度需要，基于招標采購大數據挖掘分析整理，項目選取2023年廣州市政策性農業(yè)保險市場(chǎng)份額占比最高的3家供應商作為定向調查對象，以開(kāi)展業(yè)務(wù)座談會(huì )、派發(fā)調查問(wèn)卷等方式，了解政策性農業(yè)保險行業(yè)的發(fā)展歷程、行業(yè)現狀、政策性農業(yè)保險經(jīng)營(yíng)模式、市場(chǎng)競爭程度、經(jīng)營(yíng)農業(yè)保險業(yè)務(wù)應當具備的條件、可能涉及的服務(wù)人員資質(zhì)、履約能力等情況，形成有針對性和代表性的行業(yè)意見(jiàn)分析。此外，對歷史成交信息、潛在供應商的問(wèn)卷調查、各類(lèi)訪(fǎng)談等信息整理后，得出相關(guān)調查數據。
在總結報告階段，采購中心歸納總結前面各個(gè)階段的調研信息資料，以“項目概況—需求調查正文—采購實(shí)施計劃建議—附錄”的方式完成調研報告。
三是深入開(kāi)展采購需求審查。
為保障調查結論的科學(xué)、客觀(guān)，采購中心結合本單位自身實(shí)際情況，建立了采購需求審查工作機制，針對采購需求管理中的重點(diǎn)風(fēng)險事項進(jìn)行審查。因此，在采購需求工作開(kāi)展前，需選取合理、可行的評價(jià)指標對調查方案進(jìn)行初步評估，調查完成后對調查報告進(jìn)行系統、完整的有效性評價(jià)，提出合理化建議，為后續采購實(shí)施計劃和方案的制定奠定基礎。
采購中心依托項目，充分考慮本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、組織結構及工作流程等多個(gè)方面，選取了能夠全方位、多角度反映采購需求的指標。同時(shí)，基于層次分析法和模糊綜合評價(jià)法，還構建了三級層次結構的采購需求調查有效性評估體系。該評估體系可進(jìn)行“事前+事后”評判，既提供了糾錯、溯源的機制，也加強了內控管理，保證了采購項目的前瞻性。
對于定稿的采購需求調查報告，需提請采購需求審查小組進(jìn)行審定。審查小組由調查編制、財務(wù)、法務(wù)等專(zhuān)人組成，對采購需求和采購實(shí)施計劃的合理性和合法性等進(jìn)行分析審核。必要時(shí)，還邀請行業(yè)專(zhuān)家或法律顧問(wèn)參與審定。
探索數字化應用創(chuàng )新
一是充分利用AI大模型。
近年來(lái)，AI大模型技術(shù)取得了突破性進(jìn)展，具有強大的自然語(yǔ)言理解、生成式能力以及關(guān)鍵信息智能提取、比對能力。筆者認為，全業(yè)態(tài)、全流程的智能采購將成為未來(lái)發(fā)展的趨勢?；贏(yíng)I大模型開(kāi)發(fā)采購需求管理系統，可實(shí)現按項目潛在需求、標的物市場(chǎng)形勢及價(jià)格走勢、生產(chǎn)監管要求等直接生成標的物描述信息，減少調查過(guò)程中的資料收集、數據篩選、客觀(guān)性?xún)热菖袛?、識別工作量等重復性工作，降低人為主觀(guān)判斷。同時(shí)，還可利用AI大模型的強大邏輯分析、處理能力進(jìn)行智慧決策，自動(dòng)生成采購需求調查報告、采購實(shí)施計劃等。
二是搭建信用信息查詢(xún)平臺。
采購需求調查需要進(jìn)行大量數據收集、篩選和處理工作，而傳統的人工收集難度大、效率低、易出錯。對此，筆者建議，可搭建針對招標采購及供應商管理場(chǎng)景量身打造的信用信息查詢(xún)平臺，以便快速獲取潛在供應商的信譽(yù)狀況、同類(lèi)項目成交情況、行業(yè)動(dòng)態(tài)等信息。隨著(zhù)項目經(jīng)驗的積累和市場(chǎng)的發(fā)展變化，平臺設計團隊可不斷收集用戶(hù)反饋，調整和優(yōu)化軟件系統，以滿(mǎn)足不斷變化的用戶(hù)需求，提供多維度采購項目關(guān)聯(lián)數據和相關(guān)數據來(lái)源附錄，輔助開(kāi)展各維度分析工作，最終生成完整可靠的采購需求調查報告。
（作者單位：廣州市政府采購中心）
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