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如何幫采購人做好采購需求編制
2025年08月29日 09:33 來(lái)源：中國政府采購報 【打印】 
編者按：采購需求的科學(xué)合理性直接關(guān)乎采購活動(dòng)的成敗與效益。近年來(lái)，如何幫采購人做好采購需求編制已成為代理行業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。在實(shí)踐中，代理機構積極探索，形成了各具特色的有效做法，與采購人攜手，共同推動(dòng)采購需求編制科學(xué)化、精細化。為此，本版特設專(zhuān)欄，邀請業(yè)內代理機構分享實(shí)踐經(jīng)驗，探討現存問(wèn)題與改進(jìn)方向，敬請關(guān)注。
如何幫采購人做好采購需求編制
主持人：
本報記者 馬金眈 鄭楊
嘉賓：
云之龍咨詢(xún)集團有限公司副總裁 韋明劍
中技國際招標有限公司副總經(jīng)理 段艷華
北京匯誠金橋國際招標咨詢(xún)有限公司總工程師 韓 駿
湖北省招標股份有限公司副總經(jīng)理 李海燕
陜西省采購招標有限責任公司副總經(jīng)理 李 萍
江西國政招標咨詢(xún)有限公司總經(jīng)理 朱珍珍
主持人：歡迎各位嘉賓來(lái)到今天的政府采購代理機構圓桌論壇，我們這一期的主題是“代理機構如何幫助采購人做好采購需求編制”。先請各位談?wù)勛龊貌少徯枨缶幹朴泻我饬x？
韋明劍：《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》第十五條明確規定了編制采購需求的三個(gè)基本要求，即合規、完整、明確。作為一家專(zhuān)業(yè)的政府采購代理機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)代理機構），在收到采購人提供的采購需求或者協(xié)助采購人編制采購需求時(shí)，需要遵循法定程序，發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢，確保采購需求合規、完整、明確、可實(shí)現，讓采購人在最短周期內，采購到最適配的貨物、工程或服務(wù)。
李海燕：采購需求分析做得好與壞直接決定了項目采購的成敗。對采購人而言，做好采購需求編制是實(shí)現“物有所值”目標的基礎。清晰的采購需求能精準匹配到最優(yōu)的供應商或方案，確保采購到的產(chǎn)品或服務(wù)真正解決業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，實(shí)現資金使用效益最大化。對采購流程而言，是提升采購效率的保障。明確的采購需求能大幅減少后續澄清、質(zhì)疑和投訴，保障項目順利、高效推進(jìn)，避免因需求模糊導致的流標、廢標風(fēng)險。對風(fēng)險管理而言，科學(xué)的采購需求是防范風(fēng)險的防火墻。它能從源頭上規避排他性、傾向性條款，促進(jìn)公平競爭，預防廉政風(fēng)險。對市場(chǎng)而言，是優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的體現，能夠促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展?？茖W(xué)的采購需求能引導供應商進(jìn)行良性競爭，讓供應商比質(zhì)量、比技術(shù)、比服務(wù)，而非僅僅拼價(jià)格。
段艷華：一方面，做好采購需求編制是為滿(mǎn)足采購人業(yè)務(wù)需要。它能確保最終采購到的產(chǎn)品、工程或服務(wù)真正符合使用要求，避免“買(mǎi)非所用”。另一方面，從源頭預防腐敗和糾紛?！疤靸r(jià)采購”“虛假采購” 等問(wèn)題，往往源于具有模糊性、排他性甚至量身定做的采購需求，為減少權力尋租空間，應從源頭上保障采購活動(dòng)的公平、公正，從而大幅減少供應商的質(zhì)疑和投訴。同時(shí)，對于供應商而言，除了能夠保障充分競爭，還能降低交易成本。他們無(wú)須花費額外精力去揣摩“采購人到底想要什么”或擔心其中是否有“貓膩”，可以更專(zhuān)注于提高方案質(zhì)量和控制成本。
李萍：采購需求是發(fā)揮政策功能的重要抓手。以陜西來(lái)說(shuō)，這里的制造業(yè)、中小企業(yè)、高?？蒲性核Y源豐富，所以在編制采購需求時(shí)，我們會(huì )更加主動(dòng)貫徹落實(shí)支持創(chuàng )新、綠色采購、促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展等政策，讓采購需求成為服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)展的催化劑。
主持人：合理明確的采購需求不僅是保障采購質(zhì)量與效率的基礎，也是實(shí)現“物有所值”目標、防范采購風(fēng)險的關(guān)鍵。那么，在實(shí)踐中，代理機構應如何幫采購人做好采購需求編制？
李萍：想要做好采購需求的調查分析工作，項目負責人必須具備“雙吃透”能力。一是要“向上”吃透國家政策，嚴格履行《政府采購需求管理辦法》。二要“向下”穿透業(yè)務(wù)場(chǎng)景，堅持“5W2H”工作法（Why—為什么；What—是什么；Where—何處；When—何時(shí)；Who—誰(shuí)；How—怎么做；How much—多少），深入一線(xiàn)與最終用戶(hù)溝通，洞察其根本業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，將“業(yè)務(wù)語(yǔ)言”精準轉化為“采購語(yǔ)言”，制定科學(xué)合理、厲行節約、規范高效、權責清晰的采購需求。在具體執行中，我們建立了標準化流程，使用專(zhuān)業(yè)工具。比如建立標準化的需求調研與論證流程，包括市場(chǎng)調研、專(zhuān)家論證會(huì )、書(shū)面確認等環(huán)節。同時(shí)，應用SMART原則（指在制定目標時(shí)，目標應該是具體的、可衡量的、可實(shí)現的、相關(guān)的和有時(shí)間限制的原則）、功能與性能需求清單、全生命周期成本（LCC）分析、工作分解結構（WBS）等現代化管理工具，確保需求清晰、合規、可執行、可考核，從源頭上提升采購成功率與資金使用效益。
朱珍珍：通常在接手項目后，我們會(huì )與采購人進(jìn)行多輪深入溝通，明確采購目標、使用場(chǎng)景、預算范圍、技術(shù)參數、售后服務(wù)等關(guān)鍵要素。同時(shí)，我們會(huì )進(jìn)行市場(chǎng)調研和法規政策梳理，確保采購需求既符合實(shí)際需要，又具備合規性和可操作性。
韋明劍：為做好采購需求代理，我們主要做好三方面工作。一是進(jìn)行合規性審查，將法律法規明令禁止的內容，或者存在唯一性、排他性等條款內容向采購人提出核查意見(jiàn)，告知采購人可能存在的法律風(fēng)險。如曾有采購人因當地供應商不繳納社會(huì )保障金而提出刪除依法繳納社會(huì )保障資金材料的要求，違反政府采購法律法規以及《中華人民共和國社會(huì )保險法》等相關(guān)規定。還有采購人在采購包含第二類(lèi)和第三類(lèi)醫療器械設備的救護車(chē)時(shí)，在供應商資格條件中沒(méi)有要求供應商應當取得醫療器械經(jīng)營(yíng)許可證，違反了政府采購法律法規以及《醫療器械監督管理條例》等相關(guān)規定。二是審查采購需求的完整性。根據政府采購有關(guān)規定，采購需求包括技術(shù)、商務(wù)要求。技術(shù)要求是指對采購標的的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結構、外觀(guān)、安全，或者服務(wù)內容和標準等。商務(wù)要求是指取得采購標的的時(shí)間、地點(diǎn)、財務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍）、付款條件（進(jìn)度和方式）、包裝和運輸、售后服務(wù)、保險等。如某學(xué)校采購50套臺式電腦組建成一個(gè)多媒體教室，由于經(jīng)辦老師非常關(guān)注電腦主機配置要求，采購需求都是有關(guān)CPU、硬盤(pán)、主板、顯卡、聲卡的詳細參數要求，卻缺少顯示器、電源、鍵盤(pán)鼠標等參數要求，最后只采購到50臺主機。在實(shí)際實(shí)施采購過(guò)程中，我們遇到很多采購人提供的采購需求只包括技術(shù)要求，這些需求是不完整的。三是審查采購需求是否明確。很多采購人提供的采購需求中，出現類(lèi)似“可”“可以”“可能”“可配”等模棱兩可的字詞，我們會(huì )跟采購人確認是否需要，若需要則建議修改為“具有”“具備”等明確詞語(yǔ)；如果不需要，則建議采購人刪除相關(guān)內容。
李海燕：采購需求分析并非簡(jiǎn)單的“記錄員”工作，而是代理機構提供專(zhuān)業(yè)價(jià)值的起點(diǎn)，我們公司通常通過(guò)“三步法”來(lái)開(kāi)展工作。一是深度訪(fǎng)談與調研，我們的項目團隊會(huì )與采購人進(jìn)行多輪、深入的溝通。目的不僅是了解他們“想要什么”，更要挖掘其“為什么需要”以及“最終要解決什么業(yè)務(wù)問(wèn)題”。我們會(huì )全面了解項目的背景、預算、使用環(huán)境、現有設施、后期運維要求等。二是政策符合性審查與市場(chǎng)調研，在理解采購人意圖的基礎上，從政府采購法規政策角度進(jìn)行合規性審查。同時(shí)，會(huì )開(kāi)展市場(chǎng)調研，了解當前技術(shù)路線(xiàn)、主流產(chǎn)品、成熟方案、市場(chǎng)價(jià)格水平以及潛在供應商情況，確保需求既先進(jìn)又可落地。三是專(zhuān)業(yè)化提煉與編制，將訪(fǎng)談和調研結果轉化為專(zhuān)業(yè)、清晰、無(wú)歧義的采購需求文檔。我們會(huì )運用專(zhuān)業(yè)知識和經(jīng)驗，將采購人的“想法”規范為技術(shù)參數、功能指標、服務(wù)標準、驗收方式等招標文件的核心要素，確保需求合法、合規、完整、明確。
段艷華：代理機構在拿到項目時(shí)，首先做的是對照《政府采購需求管理辦法》來(lái)審查需求文件的完整性和合法、合規性，通過(guò)與采購人溝通完善采購需求。從商務(wù)需求上，資格要求是否合理，是否與項目規模、復雜度匹配，交貨/服務(wù)期要求是否切合實(shí)際，首付款比例、驗收付款等條款是否公開(kāi)，售后服務(wù)要求是否明確，響應時(shí)間、保修期限、內容是否具體。從技術(shù)需求上，性能、功能、參數、標準是否清晰，是否遺漏核心功能或必要配件，技術(shù)參數是否為通用標準，是否指向特定品牌、型號，過(guò)高、過(guò)低的參數是否與項目實(shí)際需要相符，評審因素是否與需求條款對應，權重設置是否合理等。在實(shí)踐中，我們還要與采購人溝通，理解項目的最終目標和背后原因。代理機構不能只做“傳聲筒”，要多問(wèn)“為什么”。例如：“為什么需要這個(gè)參數？”“這個(gè)功能具體用在什么場(chǎng)景？”“如果達不到會(huì )有什么影響？”通過(guò)提問(wèn)，幫助采購人厘清真實(shí)、核心的需求，并通過(guò)市場(chǎng)調研驗證需求的可行性、普遍性和市場(chǎng)價(jià)格水平。此外，還邀請行業(yè)技術(shù)專(zhuān)家提出參考意見(jiàn)，了解市場(chǎng)上有哪些主流品牌和供應商，他們的產(chǎn)品技術(shù)方案、商業(yè)模式如何。必要時(shí)實(shí)施需求論證，組織采購人、行業(yè)專(zhuān)家、潛在供應商（可選擇性參加）召開(kāi)論證會(huì )。共同探討技術(shù)路線(xiàn)的可行性、商務(wù)條款的合理性，尋找可能存在的排他性、歧視性條款，優(yōu)化需求方案。最后，將審查和分析后的需求，科學(xué)、準確地轉化為采購需求。
主持人：各位嘉賓在協(xié)助采購人做好采購需求編制方面都進(jìn)行了積極的探索，形成了豐富的經(jīng)驗。但要真正成為采購人的“需求伙伴”，各位認為還有哪些方面可以改進(jìn)？
韓駿：目前，行業(yè)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始應用人工智能研究成果，協(xié)助開(kāi)展需求調查工作。代理機構可以充分利用人工智能、大數據、區塊鏈等新一代信息技術(shù)，通過(guò)分析歷史投標信息、行業(yè)發(fā)展報告等數據信息，智能化解析行業(yè)發(fā)展趨勢、市場(chǎng)競爭、后期運行及備品備件等情況，自動(dòng)識別排他性表述，使采購需求更加精準、更加合規、更加高效。
韋明劍：云之龍咨詢(xún)集團自主研發(fā)AI“政府采購數智化專(zhuān)家”，該系統的一個(gè)強大功能就是幫助采購人進(jìn)行采購需求合規性審查。它能夠幫助采購人發(fā)現采購需求中存在的唯一性、排他性等歧視描述，幾秒鐘時(shí)間就能快速給出專(zhuān)業(yè)性的合法合規調整建議，幫助采購人有效規避采購需求合規性問(wèn)題。雖然，人工智能在政府采購領(lǐng)域已經(jīng)初見(jiàn)成效，但是若成長(cháng)到能成為一個(gè)擁有龐大知識庫的行業(yè)專(zhuān)家，還需要一定時(shí)間，還需繼續提升代理機構的人工智能專(zhuān)業(yè)能力。
李海燕：代理機構是“輔助者和專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)”，不能替代采購人進(jìn)行決策。目前很多代理機構是在采購人已有初步意向甚至方案后才介入，錯過(guò)了最佳需求規劃期，建議推動(dòng)代理機構或專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)機構更早地介入到項目的前期籌劃階段，從源頭確保采購需求科學(xué)合理。同時(shí)，專(zhuān)業(yè)化工具和標準化建設不足，行業(yè)缺乏統一、高效的需求調研和分析工具，以及分行業(yè)的采購需求標準范本庫。未來(lái)可以探索利用大數據、AI技術(shù)建立采購需求案例庫和知識管理系統，為需求編制提供智能輔助。另外，目前很多采購需求還停留在“買(mǎi)東西”階段，對于服務(wù)、工程等項目的需求，如何全面建立以目標和結果為導向的績(jì)效指標體系，并將其貫穿于采購全過(guò)程，仍需大量探索和實(shí)踐。采購需求管理是一項跨學(xué)科的復合型工作，要求從業(yè)人員既懂法律、采購流程，又懂技術(shù)、市場(chǎng)，還要具備出色的溝通、引導和項目管理能力。目前行業(yè)在此領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才非常稀缺。因此，無(wú)論是代理機構還是采購人單位，都需要高度重視復合型采購人才的培養和儲備。代理機構應加強內部培訓，建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)團隊，采購人單位也應設置專(zhuān)業(yè)的采購崗位，讓具備“業(yè)務(wù)—市場(chǎng)—法規”三重知識體系的復合型人才來(lái)牽頭采購需求管理工作。行業(yè)協(xié)會(huì )和高校也可以探索聯(lián)合設立更專(zhuān)業(yè)的培訓認證體系，為行業(yè)輸送更多高質(zhì)量人才。
李萍：一是強化“需求標準”建設。建議國家和省級層面能針對通用類(lèi)產(chǎn)品、服務(wù)（如信息化系統、公車(chē)租賃等）出臺更細化、更科學(xué)的需求標準范本，為采購人和代理機構提供更具操作性的指引。二是深化“專(zhuān)家智囊”作用，建立更穩定、更高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)專(zhuān)家庫，并完善專(zhuān)家參與需求論證的激勵機制，讓真正的行業(yè)專(zhuān)家能深入、持續地為復雜項目提供技術(shù)支持。三是探索“數字化”工具應用，利用大數據和人工智能技術(shù)，開(kāi)發(fā)采購需求分析輔助工具，為需求編制提供數據參考和風(fēng)險提示，提升工作效率。
朱珍珍：建議行業(yè)更加重視采購需求編制。同時(shí)，建議代理機構從傳統程序性服務(wù)向專(zhuān)業(yè)化咨詢(xún)轉型，真正成為采購人的“需求伙伴”，共同推動(dòng)采購需求走向科學(xué)化、精細化。
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