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新時(shí)期采購代理機構如何化解質(zhì)疑投訴風(fēng)險

2019年07月03日 09:26 來(lái)源:中國政府采購網(wǎng)打印

《中華人民共和國政府采購法》賦予了供應商維權救濟的權利,《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》細化規定質(zhì)疑投訴的提起條件和處理程序等相關(guān)要求。隨著(zhù)我國放管服改革深入推進(jìn),政府采購發(fā)展進(jìn)入了全新時(shí)代,供應商維權意識進(jìn)一步強,政府采購活動(dòng)的質(zhì)疑投訴量急劇長(cháng),這對代理機構在新時(shí)期開(kāi)展采購活動(dòng)提出了新挑戰。筆者對西南某省級政府采購網(wǎng)站公開(kāi)2019年度質(zhì)疑、投訴案進(jìn)行了統計分析,如下表(上網(wǎng)時(shí)間為準)

月份

質(zhì)疑

投   訴

件數

件數

其中:成立

其中:撤回

其中:駁回

件數

占比%

件數

占比%

件數

占比%

6月1-9日

33

13

7

53.85

2

15.38

4

30.77

5月

119

50

19

38.00

17

34.00

14

28.00

4月

122

37

9

24.32

8

21.62

20

54.05

3月

91

55

17

30.91

18

32.73

20

36.36

2月

62

45

13

28.89

15

33.33

17

37.78

1月

147

42

15

35.71

11

26.19

16

38.10

合計

574

242

80

33.06

71

29.34

91

37.60

注:考慮供應商15個(gè)工作日投訴決策期、財政部門(mén)30個(gè)工作日投訴處理期(約45個(gè)工作日的遞延),因此以(3月15日至5月30日期間的投訴量為分子除以1-6月的總質(zhì)疑案件數)統計分析出綜合投訴率約為:44.21%。

由上表統計分析可知,經(jīng)過(guò)質(zhì)疑處理后進(jìn)入投訴程序的比例達到44.21%。通過(guò)對這些質(zhì)疑投訴案件進(jìn)一步分析,筆者歸納提煉了引發(fā)質(zhì)疑投訴的原因主要有以下幾方面。

一、采購源頭不合規,容易引發(fā)質(zhì)疑投訴

采購人是政府采購活動(dòng)第一責任人,負有制訂采購需求、編制和審核采購文件的主體責任。當采購人制訂的采購需求存在不合法、不合規情形時(shí),采購代理機構未對此及時(shí)制止、或處于經(jīng)營(yíng)發(fā)展考慮而不敢制止,繼續違規政府采購極易引發(fā)質(zhì)疑。采購人、采購代理機構在質(zhì)疑處理環(huán)節存針對采購文件中客觀(guān)存在的問(wèn)題不重視,或處于某種需要不愿意修改采購文件中的不合規內容,導致應當在質(zhì)疑環(huán)節通過(guò)自我糾錯就可以有效平息質(zhì)疑的案件進(jìn)入了投訴程序,最終經(jīng)財政部門(mén)調查處理認定投訴事項成立(采購人、采購代理機構敗訴)。如XX學(xué)校圖書(shū)采購投訴案,供應商針對評分細則中帶圖書(shū)樣品投標評分事項提出質(zhì)疑時(shí),采購人完全可以通過(guò)修改采購文件來(lái)避免投訴發(fā)生,可是采購人、代理機構卻不重視質(zhì)疑人合法權益、無(wú)視政府采購法規(87號令)的有關(guān)禁止性規定,繼續開(kāi)展政府采購活動(dòng)。采購評審結果公布后,質(zhì)疑人不服繼續就該違法條款投訴;最終導致財政部門(mén)作出“采購活動(dòng)違法,責令重新開(kāi)展采購活動(dòng)之決定”。此類(lèi)針對采購文件提出質(zhì)疑、并進(jìn)入投訴,同時(shí)被財政部門(mén)判定采購人、代理機構采購文件違法并責令修改采購文件重新開(kāi)展采購活動(dòng)的情形較多。

二、采購文件編制差,容易引發(fā)質(zhì)疑投訴

采購文件存在內容前后矛盾、條款之間有沖突、表述不精確或不準確、評分細則表意不準、模棱兩可……等問(wèn)題,嚴重影響供應商編制投標響應文件,也嚴重影響評審質(zhì)量,極容易引發(fā)質(zhì)疑投訴。例如:具有國家級獎項得3分,具有省級獎項得2分。什么叫國家級、什么叫省級?A供應商提供的是XX部委獎;B供應商提供的是國務(wù)院頒發(fā)的獎,D供應商提供EE省政府獎項、R供應商提供UU部委內部的ZZ廳(司)發(fā)的獎項、YT供應商提供是中國XX行業(yè)協(xié)會(huì )發(fā)的獎項。請問(wèn),這種情況下,你叫評審委怎么去評審給分呢?例如:要求供應商提“政府機關(guān)部門(mén)頒發(fā)的獲獎證書(shū)得3分”。A供應商提供Z質(zhì)量技術(shù)監督局發(fā)的“重合同守信譽(yù)證書(shū)”;B供應商提供W市共青團發(fā)的“青年創(chuàng )業(yè)先進(jìn)稱(chēng)號榮譽(yù)證書(shū)”;評審時(shí),評審委就認為W市共青團不屬于政府部門(mén),屬群團組織,不能給分;并由此引發(fā)B供應商的質(zhì)疑投訴……等等,此類(lèi)情況舉不勝舉。由于采購文件表述不準確,導致采購活動(dòng)中采購人和代理機構想要表達的是A意思,供應商理解和投標響應是B意思,而評標委根據自身專(zhuān)業(yè)水平結合采購文件、供應商投標(響應文件)綜合分析后又產(chǎn)生C評審意見(jiàn);在這種情況下,供應商從招標采購文件中找有利于自己的條款來(lái)質(zhì)疑投訴,采購人、代理機構、評審委各執一詞,實(shí)在令人頭疼,財政部門(mén)處理投訴也十分棘手。特別是部分投訴案,在財政部門(mén)作出投訴處理決定時(shí),采購合同已履行完畢。這對于投訴人而言雖然贏(yíng)了投訴但實(shí)質(zhì)上輸了救濟;這嚴重損害了政府采購的嚴肅性、公平正義性。

三、評審現場(chǎng)組織不力,容易引發(fā)質(zhì)疑投訴

在評審現場(chǎng)管理中代理機構和采購人要針對評審風(fēng)險進(jìn)行有效控制,發(fā)現可能出現爭議的事項及時(shí)依法依規提出書(shū)面意見(jiàn),必要時(shí)報財政部門(mén)裁決,不要等到公布的采購結果引發(fā)質(zhì)疑時(shí)才處理?,F在一種極左的做法是,相當多的采購人和代理機構把評審專(zhuān)家請進(jìn)評審室、把評審資料、投標文件交給評標委就不管了,任由評審委評審。有時(shí),代理機構發(fā)現評審委可能出現評審錯誤或理解錯誤也不及時(shí)依規提出糾正意見(jiàn),怕被認為是非法干預評審活動(dòng);針對評審委評審中出現的理解分歧,采購人和代理機構往往束手無(wú)策反而被評審專(zhuān)家給問(wèn)蒙了。這些情況容易出現評審失誤,引發(fā)質(zhì)疑投訴。

四、缺乏質(zhì)疑處理機制,容易引發(fā)投訴風(fēng)險

有的采購代理機構自身不具有完善的質(zhì)疑處理機制,沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員和力量來(lái)應對質(zhì)疑,缺乏專(zhuān)業(yè)處理水平和專(zhuān)業(yè)理論知識、專(zhuān)業(yè)處理技巧,收到質(zhì)疑后代理機構不知所措盲目應對。有相當數量的投訴案反映出采購代理機構缺乏專(zhuān)業(yè)能力,不善于處理質(zhì)疑,進(jìn)而導致投訴。

綜上所述,大量質(zhì)疑事項進(jìn)入投訴程序,不僅增加了財政部門(mén)處理投訴的行政成本,而且嚴重影響了采購活動(dòng)的順利開(kāi)展;尤其是敗訴案件使采購活動(dòng)當事人合法權益受到損害,影響到政府采購公平公正形象,有損政府采購法之尊嚴。筆者站在政府采購實(shí)踐者角度就怎樣減少質(zhì)疑,如何依法合規穩妥處理質(zhì)疑避免升級為投訴案,在此作一些探討思考,與大家共勉。

 一、依法制訂采購需求,正確編制采購文件,從源頭上減少質(zhì)疑投訴

采購人應當認真制訂好采購需求,采購代理機構要充分發(fā)揮自身專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢協(xié)助或指導采購人制訂采購需求。制訂采購需求、編制采購文件要堅持“十六字方針”:依法合規、完整明確、科學(xué)合理,厲行節約。無(wú)數次成功的采購實(shí)踐驗證:只要采購人按這“十六字方針”制訂采購需求、編制采購文件,就能夠從源頭上有效防止質(zhì)疑投訴發(fā)生。

1、依法合規:采購人制訂采購需求必須符合法律法規以及政府采購政策要求,同時(shí)還要符合采購項目的質(zhì)量技術(shù)(含參數)和服務(wù)、安全等強制性要求;要體現公平、公正等基本原則。不能有明顯的傾向性、歧視性和排他性;不得設置與采購目實(shí)施、實(shí)際使用(運用)和合同履約等不相關(guān)的各類(lèi)條件要求等內容。

2、完整明確:是指采購需求應“全面詳細”、“準確明確”。采購人應把采購項目質(zhì)量技術(shù)內容、供應商資格條件、服務(wù)和合同商務(wù)條款等要求,以及評審因素、評審標準、評審方法等事項,盡可能描述完整、準確,不能出現錯誤,要明確可行不能模棱兩可,不能產(chǎn)生歧義,否則易產(chǎn)生采購糾紛。

3、科學(xué)合理:就是要符合采購項目客觀(guān)標準和技術(shù)行業(yè)規范要求,符合采購項目當前市場(chǎng)行情和實(shí)際需要。

4、厲行節約:就是要嚴格執中央厲行節約和八項規定的相關(guān)要求。制訂的采購需求不能明顯超過(guò)自身履行或開(kāi)展業(yè)務(wù)的必要范圍及用途;禁止超標準采購、豪華采購,超過(guò)實(shí)際用途采購。

  二、 精心組織評審,提高評審質(zhì)量,有效預防質(zhì)疑投訴

     采購代理機構應當開(kāi)標前充分做好評審準備,評審中組織得力、方法得當,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)依法糾正,就能夠有效控制評審風(fēng)險、保證質(zhì)量、防范質(zhì)疑投訴事項發(fā)生。

1、采購人和采購代理機構在評審活動(dòng)開(kāi)始前做足了功課,能有助于化解評審風(fēng)險,提高評審正確率。

采購人和代理機構須理解透采購文件內容,分析透采購項目行業(yè)技術(shù)規范、市場(chǎng)行情等因素;對采購文件中可能引發(fā)評審爭議的條款內容針對性地制訂好評審應急預案,評標前做到胸有成竹,從容應對。

2、依規協(xié)助評審委理解熟悉采購文件,有利于正確順利評審,化解質(zhì)疑投訴風(fēng)險。

政府采購評審委是臨時(shí)抽取組建的,評審委成員在專(zhuān)業(yè)能力、認知水平、綜合素養等方面存在較大差異。從長(cháng)期采購實(shí)踐看,評審委常處于對采購文件“似懂非懂”狀態(tài)時(shí)就開(kāi)始了評審工作,難以把采購文件與投標響應文件充分結合起來(lái)全面、客觀(guān)、正確評價(jià),容易憑個(gè)人感知片面作出評審結論。

《政府采購法實(shí)施條例》釋義:“采購代理機構受采購人委托可以對采購文件、采購項目技術(shù)服務(wù)要求等事項作解釋說(shuō)明”……。因此,代理機構在評審開(kāi)始前非常有必要針對采購文件、采購項目特點(diǎn),以及如何正確理解評審因素、準確把握評審標準等事項向評審委進(jìn)行解讀、說(shuō)明,這有助于評審委熟悉、正確理解采購文件,從而提高評審正確率,有效防止事后質(zhì)疑投訴。

3、敢于依法依規糾正評審委不當行為,能有效保證評審質(zhì)量、化解質(zhì)疑投訴風(fēng)險。

代理機構加強評審現場(chǎng)管理十分重要。評審委不按照采購文件規定的評審標準、評審方法、評審程序進(jìn)行評審的情況時(shí)有發(fā)生,代理機構提出糾正意見(jiàn)時(shí),容易被評審委誤認為是干預其獨立評審而遭到拒絕。

《政府采購法實(shí)施條例》釋義:“采購代理機構應當對評審結果進(jìn)行校對,對重大差異情況應當要求評審委復核或書(shū)面說(shuō)明理由;對于不按照采購文件規定的評審標準、評審方法和評審程序進(jìn)行評審的情形,應當有責任進(jìn)行制止?!薄墩少徹浳锖头?wù)招標投標管理辦法》(財政部令87號)第四十五條明確規定了采購人或采購代理機構組織評標工作應當認真履行的十項職責:“……(七)維護評標秩序,監督評標委員會(huì )依照招標文件規定的評標程序、方法和標準進(jìn)行獨立評審,及時(shí)制止和糾正采購人代表、評審專(zhuān)家的傾向性言論或者違法違規行為;(八)核對評標結果,有本辦法第六十四條規定情形的,要求評標委員會(huì )復核或者書(shū)面說(shuō)明理由,評標委員會(huì )拒絕的,應予記錄并向本級財政部門(mén)報告;……?!?/span>

財政部《關(guān)于進(jìn)一步規范政府采購評審工作有關(guān)問(wèn)題的通知》(財庫【2012】69號)明確規定了采購人或采購代理機構組織評審工作的有關(guān)事項……。

  三、堅守法律底線(xiàn),依規處理質(zhì)疑,有效化解投訴風(fēng)險

采購代理機構應當在采購人的授權委托范圍內處理質(zhì)疑。對采購文件提出質(zhì)疑的,若發(fā)現質(zhì)疑屬實(shí)時(shí),代理機構必須堅守法律底線(xiàn),要給采購人普及政府采購法律、法規知識,運用專(zhuān)業(yè)知識說(shuō)服采購人及時(shí)修改采購文件中的不合法、不合規條款后繼續組織采購活動(dòng),否則要理直氣壯中止或終止采購活動(dòng)。代理機構要與采購人一起依法依規本著(zhù)實(shí)事求是的原則正確回復供應商質(zhì)疑事項,這樣質(zhì)疑人合法權益得到維護后就不會(huì )提起投訴。對于采購過(guò)程、評審結果的質(zhì)疑,采購代理機構收到質(zhì)疑后應當及時(shí)核實(shí),發(fā)現屬實(shí)的一定要及時(shí)糾正。采購代理機構不能為了照顧中標人或采購人情緒而簡(jiǎn)單答復;否則,質(zhì)疑人會(huì )認為采購代理機構不重視其質(zhì)疑事項,容易引發(fā)投訴。

實(shí)際上,只要采購代理機構在質(zhì)疑處理中堅守法律底線(xiàn),高度重視供應商的質(zhì)疑維權訴求,本著(zhù)實(shí)事求是的原則處理質(zhì)疑,就能夠有效防范投訴發(fā)生。這是無(wú)數質(zhì)疑處理實(shí)踐所總結出的普遍性經(jīng)驗。

  四、健全應對機制,提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平, 加強協(xié)調溝通減少投訴

當前,許多采購代理機構只注重獲取采購業(yè)務(wù),認為遇到質(zhì)疑投訴的情況極少,遇到了再想辦法,不注重建立質(zhì)疑處理機制,忽視質(zhì)疑處理的技能培訓。一旦遇到質(zhì)疑后往往不知所措盲目應對,導致處理不當引發(fā)投訴。筆者從長(cháng)期采購實(shí)踐角度提幾點(diǎn)建議。

1、建立采購糾紛處理制度,設立機構專(zhuān)司其職。采購代理機構要制訂采購爭議糾紛處理度,明確崗位職責、工作流程和風(fēng)險控制措施,做到用制度管人,用制度行事。從質(zhì)疑收件、調查核實(shí)、組織專(zhuān)家論證、向有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)求證、與質(zhì)疑供應商溝通協(xié)調、與采購人會(huì )商等各環(huán)節,要堅持2人甚至多人共同經(jīng)辦、分工協(xié)作,發(fā)揮集體智慧,避免單打獨斗,這樣能確保順利處理質(zhì)疑、有效減少投訴發(fā)生。

2、加強法規知識學(xué)習練好內功,有助于正確處理質(zhì)疑,減少投訴發(fā)生。

政府采購涉及各行各業(yè),采購代理機構要具備豐富的政府采購法律知識和寬廣的專(zhuān)業(yè)知識。從采購實(shí)踐看,采購代理機構除熟悉政府法律、法規外,至少還應當了解與政府采購相關(guān)的知識:一是,《民法總則》、《合同法》、《反壟斷法》、《行政法》、《行政處罰法》、《消費者權益法》和農業(yè)、建筑業(yè)、醫療、保險業(yè)等相關(guān)行業(yè)的法律法規。二是,要具備一定的社會(huì )工作專(zhuān)業(yè)知識,如:社會(huì )學(xué)、民事調解等基本知識。三是,要進(jìn)行案例儲備,平時(shí)注重收集整理和學(xué)習一些影響力的政府采購質(zhì)疑、投訴處理案例,并從中尋找到、領(lǐng)悟到處理質(zhì)疑、應對投訴的靈感和技巧,處理質(zhì)疑時(shí)能觸類(lèi)旁通,胸有成竹。

3、依法溝通調解,積極協(xié)調形成合力,能夠較好化解投訴風(fēng)險。

我們要深入理解《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》設置質(zhì)疑前置的深刻內涵。“……將質(zhì)疑作為投訴處理的前置,主要是考慮“鼓勵供應商與采購人、采購代理機構通過(guò)自主協(xié)商快速解決爭議;很多事項一般能通過(guò)采購人、采購代理機構的解釋說(shuō)明和協(xié)商能夠快速解決爭議;……如果被質(zhì)疑人確實(shí)違法、違規的會(huì )自己主動(dòng)糾正;把采購糾紛解決在萌芽階段,有效避免爭議升級,并使質(zhì)疑人合法權益得到實(shí)質(zhì)性維護。切實(shí)減輕財政部門(mén)的行政負擔……”在政府采購的質(zhì)疑環(huán)節,質(zhì)疑處理屬于民事程序,如果進(jìn)入投訴環(huán)節,財政部門(mén)處理投訴則屬于行政程序。(參見(jiàn)《政府采購法實(shí)施條例釋義》P191-192)。

1)調解在質(zhì)疑處理中十分重要。有些質(zhì)疑人在提交質(zhì)疑時(shí)會(huì )怒氣沖沖,面對此情況要沉著(zhù)冷靜,通過(guò)講道理、擺實(shí)事,從法律、法規,到經(jīng)營(yíng)理念、生意場(chǎng)規則等曉之以理,動(dòng)之以情地與質(zhì)疑人進(jìn)行溝通。處理質(zhì)疑要做到知己知彼,方可有的放矢,從深層次分析質(zhì)疑人的動(dòng)機。如果質(zhì)疑人因相關(guān)利益供應商之間的過(guò)去恩怨而報復性質(zhì)疑的,采購代理機構要充當中間人角色主動(dòng)化解雙方積怨。中國有句俗話(huà),怨家易解不易結,通過(guò)依法合規的調解與溝通,讓他們消除彼此積怨,即使回復質(zhì)疑后,對方也不再繼續投訴。

2)組織辯論質(zhì)證,讓當事人知真相明事理,能有效化解投訴風(fēng)險。采購代理機構在質(zhì)疑處理環(huán)節可以引入法院審判中的庭審辯論、質(zhì)證模式,召集質(zhì)疑人、相關(guān)當事人、評審委就質(zhì)疑事項進(jìn)行辯論,真理和真相越辯越明越清。當然,調解、辯論、質(zhì)證時(shí)要注意合理引導,尤其是要控制好當事人情緒,注意用語(yǔ),避免激化矛盾。

3)與有關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行有效溝通,形成合力,有助于正確處理質(zhì)疑,化解投訴風(fēng)險。一是要與財政部門(mén)溝通,尋求財政部門(mén)的技術(shù)指導。財政部門(mén)雖然不能直接參加采購活動(dòng)的具體事務(wù)中,但是財政部門(mén)對政府采購活動(dòng)的監督管理是全方位的、是相機而行的。采購代理機構有責任義務(wù)就處理質(zhì)疑中的困難向財政部門(mén)求助。對一些法規理解執行存在很大爭議性的質(zhì)疑事項,采購代理機構一定要充分聽(tīng)取財政監督部門(mén)的指導性意見(jiàn),確保即使進(jìn)入投訴環(huán)節也能妥善應對;對有關(guān)當事人的違法違規行為,要請求財政部門(mén)提前介入啟動(dòng)監督檢查程序,可以有效防止質(zhì)疑處理后引發(fā)投訴,這樣能把投訴風(fēng)險消解在質(zhì)疑處理環(huán)節。 二是加強與采購項目所屬行業(yè)主管部門(mén)(或職能部門(mén))的溝通,尋求其支持。對質(zhì)疑處理中的一些專(zhuān)業(yè)性強的采購項目,確實(shí)需要有關(guān)政府職能部門(mén)參與,采購代理機構要會(huì )同采購人協(xié)調有關(guān)行業(yè)主管部門(mén)參與處理。例如:涉及醫療器械的質(zhì)疑處理,對于醫療器械管理方面的法規、對于有關(guān)投標產(chǎn)品是否具有上市銷(xiāo)售資格等,必須依靠食品藥品監督管理部門(mén)介入,才能準確判定是非真相。

4)發(fā)揮律師作用,對質(zhì)疑答復文書(shū)進(jìn)行法律意見(jiàn)審查,確保質(zhì)疑答復內容的合法性,可以降低投訴風(fēng)險。質(zhì)疑答復形成初步意見(jiàn)后,要聘請專(zhuān)職律師進(jìn)行法律意見(jiàn)審查把關(guān),確保答復內容法律依據充分,理由充足,事實(shí)清楚,定性準確,這樣能適當降低質(zhì)疑處理的投訴風(fēng)險。

作者單位:四川眾智匯強工程項目管理有限公司 周紅英  榮梧桐    四川輕化工大學(xué)—— 陳磊)

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