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■ 汪 杰

隨著(zhù)公共資源交易行業(yè)不斷整合與快速發(fā)展，公共資源交易在城市建設發(fā)展中發(fā)揮著(zhù)重要的作用。交易文件材料的有效管理則是準確反映交易全流程是否符合有關(guān)法律法規的重要歷史憑證，是管理工作中的重要組成部分。然而，公共資源交易檔案制度在我國法律法規中仍無(wú)明確詳細的規定，使得交易檔案的整理、立卷、裝訂標準不能有效統一，各相關(guān)單位在此業(yè)務(wù)上方法不一，形態(tài)各異。筆者在實(shí)際工作經(jīng)歷了紙質(zhì)檔案向數字化轉換的過(guò)程，數字化檔案向電子化檔案管理的探索，建立健全公共資源交易檔案制度，有利于保護國家和公共資源交易活動(dòng)當事人的利益，保證工程、采購等項目完成的質(zhì)量。    

一、電子文件的基本含義

（一）在本行政區域內公共資源交易活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。

（二）術(shù)語(yǔ)的定義：電子文件，指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送的文件。具有真實(shí)性、完整性，安全性和有效性等特征。

二、電子文件的歸檔要求

（一）電子文件的收集按照“誰(shuí)代理，誰(shuí)立卷，誰(shuí)移交”的管理模式，項目代理主體負責電子文件原始記錄材料的收集、整理，立卷和移交工作，保證電子文件的各種性能完好。

（二）紙質(zhì)文件處理

1.紙質(zhì)文件掃描加工，將紙質(zhì)文件掃描轉化為標準格式的電子數據，保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的數字圖像處理軟件對圖像進(jìn)行糾偏和去黑等技術(shù)手段處理，做到圖像清晰、頁(yè)面完整、色彩還原逼真，能夠達到國家檔案數字化有關(guān)標準要求。

2.紙質(zhì)文件數字化期間，確保紙質(zhì)文件原件的無(wú)損傷、無(wú)損毀、無(wú)丟失和無(wú)泄密等安全保密工作。

3.（1）相關(guān)圖像處理標準：①圖像分辨率：以dpi為單位，300dpi及以上。②圖像顏色：按照原件顏色確定黑白或彩色。③圖像格式：PDF格式。④壓縮方式：PDF。

⑵掃描加工要求：①采用檔案數字化設備。②掃描時(shí)，應根據紙張質(zhì)地、底色、薄厚度等客觀(guān)因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，確保原始掃描圖像效果與原件吻合一致。③掃描過(guò)程中，盡量保證紙張擺放端正，確保原始掃描圖像無(wú)歪斜缺陷，減少后期完善處理可能導致的圖像失真現象。

4.掃描圖像處理要求：掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據文件材料掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理。①圖像歪斜，采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調整圖像角度。圖像偏斜度不超過(guò)2度，對方向不正確的圖像應進(jìn)行旋轉還原方法，以確保符合閱覽習慣。②圖像臟點(diǎn)、臟斑，圖像頁(yè)面中出現影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，例如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等現象時(shí)，應進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應遵循保持文件材料原貌的原則。為節省存儲空間，應對圖像進(jìn)行裁邊處理，去除多余白邊。

5.檔案條目著(zhù)錄要求：①應當認真錄入條目信息，確保檔案目錄內容及頁(yè)碼與實(shí)際內容完全一致。②對一些重要的目錄及字跡不清楚的目錄應當認真做好對檢作業(yè)。

三、電子文件的管理

（一）電子文件在形成過(guò)程中，應當具備國家法律法規規定的原件形式。能夠有形地表現所載內容，并可以隨時(shí)調取查用的電子文件，視為符合法律、法規要求的書(shū)面形式。除法律、法規規定不適用的情況外，經(jīng)第三方認證的可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或蓋章具有同等的法律效力。

(二)公共資源交易電子交易系統、電子服務(wù)系統、專(zhuān)家管理系統及其網(wǎng)絡(luò )系統，必須符合國家信息安全等級保護標準，應采取穩妥的身份識別、權限控制、防計算機病毒、防木馬及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性。各系統要對元數據捕獲節點(diǎn)與內容進(jìn)行規劃，將應由系統捕獲的電子文件元數據全部形成并捕獲。

（三）對于電子文件的歸檔范圍和保管期限，開(kāi)標、評標現場(chǎng)音像資料和電子招標投標文件材料，應當刻錄在電子光盤(pán)中，保管期限與紙質(zhì)檔案保管期限相同。

（四）電子文件歸檔流程圖，詳情請見(jiàn)下圖

（五）關(guān)于文件材料移交登記表，項目代理主體向項目單位和交易中心移交文件材料時(shí)需要認真檢查電子光盤(pán)內容，填寫(xiě)《電子文件立卷登記表》和《公共資源交易文件材料移交登記表》等材料。

（六）符合調檔條件的相關(guān)單位在申請檔案調閱利用時(shí)，需要真實(shí)、準確和完整地填寫(xiě)《項目檔案利用效果登記表》后，經(jīng)單位分管領(lǐng)導簽批，檔案室方可提供調檔服務(wù)。

（七）在物理歸檔方式方面，歸檔電子文件的存儲格式按照《歸檔電子文件存儲格式》選擇；歸檔電子文件的載體選用檔案級光盤(pán)。不可使用軟磁盤(pán)、U盤(pán)、存儲卡等作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。收集的圖片、Word、Excel、PPT等電子文件材料，應轉換為PDF格式后存檔。

四、電子文件的保管

（一）電子文件保管應符合下列要求：

1.歸檔載體應做防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2.歸檔載體應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓。

3.歸檔載體應遠離強磁場(chǎng)、強熱源，并與有害氣體隔離。

4.歸檔載體的保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤(pán)17℃-20℃；相對濕度選定范圍：光盤(pán)20%-50%。具體要求見(jiàn)DA/T15-1995、DA/T38-2008。

5.歸檔電子文件至少一式四套，一套項目單位保管，一套項目代理機構保管，公共資源交易中心保管兩套（其中，一套為電子元數據封存保管，一套作為檔案提供調閱利用）。有條件的單位可增加一套異地封存保管。

（二）電子文件或電子文件離線(xiàn)存儲介質(zhì)自行成起一年內，可移交同級國家綜合檔案館。

（三）各電子文件保管單位應當按照要求，及時(shí)配備保管所需要的裝具和硬件設施，確保電子文件的保管安全。

（四）對于電子文件信息填寫(xiě)，

電子文件光盤(pán)必須裝入專(zhuān)用存儲盒內，注明檔號、案卷題名、項目編號、立卷單位、文件容量、刻錄日期及套別。

1.檔號：應由檔案室統一填寫(xiě)。檔號格式：全宗號-檔案類(lèi)別代碼-電子載體代碼-年度-保管期限代碼-案卷號，項目編號。

2.案卷題名：應完整填寫(xiě)電子光盤(pán)內存儲的內容名稱(chēng)。

3.項目編號：應填寫(xiě)交易文件的項目編號。

4.立卷單位：應填寫(xiě)項目代理單位全稱(chēng)。

5.文件容量：應填寫(xiě)電子光盤(pán)內存儲文件材料的容量總和。

6.刻錄日期：應填寫(xiě)電子光盤(pán)內存儲文件材料的刻錄時(shí)間。

7.套別：指檔案室存儲電子檔案載體的套號，用大寫(xiě)英文字母A、B、C、D表示。A表示電子元數據封存保管，B表示查閱利用，C表示項目單位保管，D表示項目代理機構保管。